Abrechnung Hessentag 2023 in Pfungstadt – Kosten deutlich höher als kalkuliert 

Die nun bevorstehende Aufarbeitung und Klärung der Frage, weshalb und in welchen Bereichen das Ergebnis derart von der Kalkulation abweicht, erfolgt mit den verantwortlichen Dienstleistern, die sowohl mit der Kalkulation, der Planung, dem Kosten-Controlling, als auch mit der Durchführung des Pfungstädter Hessentags beauftragt waren.

In einem ersten Schritt werden nun die kalkulierten Kosten und Einnahmen den tatsächlichen gegenübergestellt, um bewerten zu können, an welchen Stellen und weshalb das Ergebnis so drastisch von der ursprünglichen Planung abweicht.

Aufgrund der im April 2023 aktualisierten Kalkulationen hat die Stadtverordnetenversammlung am 26.04.2023 zusätzlichen Mehraufwendungen in Höhe von 1,9 Mio. EUR zugestimmt.

Die Stadtverwaltung ging noch zu Beginn des Hessentags davon aus, dass diese Mehraufwendungen ausreichend seien.

Bürgermeister Koch hat den Geschäftsführer des Dienstleisters aus Hamburg nun gebeten, noch im Dezember für eine Sondersitzung des Haupt-, Finanz- und Wirtschaftsausschusses persönlich nach Pfungstadt zu kommen und die nun aufkommenden Fragen zu beantworten.

Zum gegenwärtigen Zeitpunkt erschließen sich der Stadtverwaltung die Hintergründe und Ursachen für die ausgewiesene Kostensteigerung in Summe nicht. Bei erster Betrachtung der finalen Zahlen wird jedoch deutlich, dass die Realisierung der vom Land Hessen geforderten fünf Kernmodule des Hessentags ca. 2,4 Mio. EUR teurer war, als prognostiziert.

Auch zeichnet sich ab, dass eine nicht unerhebliche Kostensteigerung in den zehn Tagen der Durchführung des Hessentags zu Buche schlägt. Auch hier muss dargelegt werden, wo und weshalb die genehmigte Gesamtkalkulation diese Mehraufwände nicht berücksichtigte.

Nicht zuletzt führte die spürbar geringere Anzahl an Besucherinnen und Besuchern zu Mindereinnahmen von ca. 2,2 Mio. EUR, die das Defizit zusätzlich vergrößern. Den Hessentag 2023 besuchten etwa 200.000 weniger Gäste als kalkuliert. Das komplette Konzept war nach Einschätzung aller Beteiligter für 600.000 Besucherinnen und Besucher ausgelegt.

Die vorliegende Abrechnung ist zudem Voraussetzung und Basis für eine finale Betrachtung und Bewertung der Gesamtkosten gemeinsam mit dem Land Hessen, sowie für Verhandlungen hinsichtlich einer angemessenen Kostenbeteiligung seitens des Landes, das stets im Zentrum eines jeden Hessentags steht. Hierzu wurden der Stadt Pfungstadt von der Landesregierung sowie von Staatsminister Axel Wintermeyer bereits während der Veranstaltung Offenheit und ein partnerschaftliches Miteinander zugesichert. Nun gilt es, die vorliegenden Daten und Fakten gemeinsam zu erörtern, mit dem Ziel, einen angemessenen Ausgleich zu definieren.

Bürgermeister Patrick Koch:
Mit der uns nun vorliegenden Abrechnung steht fest: Der Hessentag war deutlich teurer als geplant. Dies ist in vielerlei Hinsicht ein Ärgernis und wird zur Herausforderung für die städtischen Finanzen. Das tatsächliche Ausmaß des Defizits war für uns als Stadt so weder absehbar, noch von uns im Detail gebilligt. Mich hat das in dieser Dimension ebenso unvorbereitet getroffen, wie die Mitglieder der städtischen Gremien.

Die Freude über einen durchaus erfolgreichen und schönen Hessentag, der weit über die Region Beachtung erfuhr, wird mit Blick auf die nun errechneten tatsächlichen Kosten leider sehr geschmälert.

Selbstverständlich wird zur bevorstehenden Aufarbeitung auch die nötige Portion Selbstkritik gehören und wir werden uns dieser stellen. Leider – und das haben wir sicherlich unterschätzt – existieren bei einer Großveranstaltung dieser Dimension bis zum Schluss zahlreiche Unbekannte bzw. Faktoren, deren Eintreten man so nicht hat kommen sehen bzw. die man schlicht falsch eingeschätzt und in der Folge nicht richtig entschieden hat.

Hinzu kommt, dass man bei einem solchen Projekt – wie auch bei größeren Bauprojekten – irgendwann in diesem über Jahre andauernden Entstehungs- und Planungsprozess an einen Punkt gelangt, an dem ein einfaches, kostengünstiges „Zurück“ oder „Stopp“ kaum noch realisierbar ist, ohne dass Kollateralschäden mit gleichsam massiven finanziellen Auswirkungen resultieren.

Zu meinem großen Bedauern können auch wir die Situation in Gänze erst heute überschauen. Als sich Ende März dieses Jahres – weniger als zwei Monate vor Veranstaltungsbeginn – die Anzeichen verdichteten, dass das Budget nicht ausreichen wird, ging auch ich persönlich noch davon aus, dass die daraufhin im April 2023 beschlossenen 1,9 Mio. Euro Zusatzbudget auskömmlich sein würden. Deshalb stelle auch ich mir heute die Frage, an welchen Stellen wir hätten kritischer und achtsamer agieren müssen. Eine Absage des Hessentages so kurz vor dessen Beginn war nach der bindenden Vergabe von Aufträgen in Millionenhöhe und nach Jahren der Planung und des persönlichen Einsatzes der vielen Beteiligten – auch auf Seiten der Bevölkerung und unserer Vereine – keine wirkliche Option, insbesondere vor dem Hintergrund Kosten verursacht zu haben und dafür im Falle einer Absage nichts zu erhalten.

Jetzt geht es darum, die aufgezeigten Wege zu gehen, mit Dienstleister und Land Antworten und in der Folge Lösungen zu finden, die dazu beitragen, dass Pfungstadts Engagement für den Hessentag nicht im Schatten dieses Ergebnisses diskreditiert wird. Uns geht es nicht um Schuldzuweisungen, die grundsätzlich nichts und niemandem helfen. Uns geht es nun um plausible Aussagen zu den Punkten, die offensichtlich aus dem Ruder gelaufen sind. Und es geht folglich auch um die Frage, in welchem Umfang sich das Land Hessen an jenen Mehrkosten beteiligen wird, die klar der Umsetzung der von ihm geforderten Kernmodule zuzuordnen sind. Hier haben wir die berechtigte Hoffnung, dass den Worten auch Taten folgen werden. Zum gegenwärtigen Zeitpunkt ist dies der Stand der vorliegenden Informationen.“